Bénévoles, Postes et Fonctions[edit]

Les Rencontres Hivernales du Libre (RHL) sont un événement communautaire et autogéré. Leurs réussites reposent entièrement sur l'engagement de bénévoles passionné·es. Que tu sois disponible quelques heures ou tout le week-end, ton aide est précieuse !

Cette page détaille les postes clés nécessaires au fonctionnement de l'événement, aussi bien en phase de préparation (avant janvier) que durant le week-end (pendant l'événement).

🎯 Pourquoi devenir bénévole ?[edit]

• Faire communauté : Rencontre des libristes, hackers, artistes et passionné·es.
• Agir concrètement : Contribue à la promotion du logiciel libre et de l'indépendance numérique.
• Apprendre : Découvre les coulisses d'un événement d'envergure et acquiers de nouvelles compétences.
• Profiter : Accès aux conférences, aux ateliers et à la convivialité (fondue, repas, etc.).

Règle d'or des RHL : Chaque projet doit avoir un·e référent·e. Si un poste n'a pas de responsable, il ne se fait pas !

🏗️ Les Postes Clés (Coordination & Responsabilités)[edit]

Ces rôles impliquent une responsabilité sur la préparation et la coordination d'un secteur durant l'événement. Les responsables coordonnent les équipes de bénévoles.

1. 📢 Communication & Promotion[edit]

• Mission : Rendre l'événement visible et accessible.
• Avant l'événement :
  • Rédaction d'articles, de newsletters et de posts pour les réseaux sociaux (Mastodon, etc.).
  • Mise à jour du site web (contenu) et vérification des informations publiques.
  • Relations presse et partenaires.
  • Gestion des courriels (info@) et réponses aux demandes.
  • Conception de la signalétique (en lien avec le pôle logistique).
• Pendant l'événement :
  • Couverture en temps réel (photos, posts).

2. 🤝 Responsables des Bénévoles[edit]

• Mission : Coordonner la force vive de l'événement.
• Avant l'événement :
  • Recrutement massif (prise de contact, formulaire).
  • Identification des besoins avec chaque chef de poste.
  • Création des plannings et grilles horaires selon les disponibilités.
• Pendant l'événement :
  • Accueil des bénévoles, répartition des tâches de dernière minute.
  • Gestion des remplacements et de la fatigue.

3. 💰 Comptabilité & Finances[edit]

• Mission : Assurer la viabilité financière et la transparence.
• Avant l'événement :
  • Fixation des prix (billets, repas, boissons).
  • Suivi des dépenses et des revenus prévisionnels.
  • Coordination avec la recherche de fonds (sponsors, dons).
• Pendant l'événement :
  • Supervision de la caisse et des encaissements.
  • Gestion des remboursements et notes de frais.

4. 🎤 Conférences, Stands & Programmation[edit]

• Mission : Créer le contenu intellectuel et technique de l'événement.
• Avant l'événement :
  • Appel à contributions (CfP) et sélection des conférences et ateliers.
  • Coordination avec les intervenant·es (besoins techniques, hébergement, repas).
  • Élaboration du planning des salles.
  • Gestion des inscriptions pour les stands.
• Pendant l'événement :
  • Accueil des conférencier·es.
  • Supervision de l'installation des stands.

5. 🚚 Logistique Générale[edit]

• Mission : S'assurer que tout le matériel et les ressources sont au bon endroit au bon moment.
• Avant l'événement :
  • Recensement du matériel disponible (catalogue).
  • Commandes et suivi des livraisons (nourriture, boissons, matériel technique).
  • Coordination avec les prestataires (food-trucks, restaurateurs pour la fondue).
• Pendant l'événement :
  • Réception des livraisons, gestion des stocks (bar, cuisine).
  • Installation et rangement du matériel (chaises, tables, stands).
  • Gestion des déchets et propreté générale.

6. 🎟️ Billetterie & Accueil[edit]

• Mission : Gérer le flux des participant·es et les accès.
• Avant l'événement :
  • Choix et configuration de l'outil de billetterie (solution libre).
  • Mise en place du système de paiement et de scan.
  • Reporting en temps réel sur la fréquentation.
• Pendant l'événement :
  • Animation du stand d'accueil.
  • Vérification des billets et bracelets.
  • Distribution des badges.

7. 🛠️ Technique (Audio/Vidéo/Réseau)[edit]

• Mission : Garantir la qualité technique des interventions et la connectivité.
• Avant l'événement :
  • Conception de l'infrastructure réseau (WiFi dédié).
  • Préparation du matériel d'enregistrement (caméras, micros).
  • Coordination avec les hébergeurs vidéo (PeerTube/FSN).
• Pendant l'événement :
  • Installation et calibration du matériel dans les salles.
  • Maintenance du réseau et dépannage rapide.
  • Formation et supervision des bénévoles en régie :
    • Lancement et arrêt des enregistrements.
    • Gestion des micros et du timing.

8. 🧭 Bon·ne Samaritain·e[edit]

• Mission : Être le maillon flexible et le soutien d'urgence.
• Rôle :
  • Remplacement ponctuel sur n'importe quel poste en cas de besoin urgent.
  • Coordination transversale des forces vives.
  • Résolution de problèmes imprévus (« homme/femme à tout faire »).

9. ℹ️ Information & Stand d'Accueil[edit]

• Mission : Être le visage souriant et informé de l'événement.
• Pendant l'événement :
  • Répondre aux questions du public (programme, accès, activités).
  • Distribuer les plans et guides.
  • Relayer les informations logistiques aux bénévoles.

10. 🔍 Recherche de Fonds (Sponsors)[edit]

• Mission : Trouver les soutiens financiers et matériels.
• Avant l'événement :
  • Identification des partenaires potentiels (institutions, entreprises du libre).
  • Rédaction et envoi des dossiers de sponsoring.
  • Suivi des demandes de subventions.

🙋‍♂️ Comment proposer son aide ?[edit]

Tu souhaites rejoindre l'équipe sur l'un de ces postes ou simplement donner un coup de main quelques heures ?

1. Consulte le formulaire d'inscription : https://rencontreshivernalesdulibre.ch/benevoles/
2. Contacte le responsable des bénévoles : https://rencontreshivernalesdulibre.ch/benevoles/
3. Rejoins le groupe de discussion : Groupe Signal RHL

Merci de faire vivre le logiciel libre avec nous ! 🐧