# Bénévoles, Postes et Fonctions
Les Rencontres Hivernales du Libre (RHL) sont un événement **communautaire et autogéré**. Leurs réussites reposent entièrement sur l'engagement de bénévoles passionné·es. Que tu sois disponible quelques heures ou tout le week-end, ton aide est précieuse !
Cette page détaille les **postes clés** nécessaires au fonctionnement de l'événement, aussi bien en phase de **préparation** (avant janvier) que durant le **week-end** (pendant l'événement).
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## 🎯 Pourquoi devenir bénévole ?
* **Faire communauté** : Rencontre des libristes, hackers, artistes et passionné·es.
* **Agir concrètement** : Contribue à la promotion du logiciel libre et de l'indépendance numérique.
* **Apprendre** : Découvre les coulisses d'un événement d'envergure et acquiers de nouvelles compétences.
* **Profiter** : Accès aux conférences, aux ateliers et à la convivialité (fondue, repas, etc.).
> **Règle d'or des RHL** : *Chaque projet doit avoir un·e référent·e. Si un poste n'a pas de responsable, il ne se fait pas !*
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## 🏗️ Les Postes Clés (Coordination & Responsabilités)
Ces rôles impliquent une responsabilité sur la préparation et la coordination d'un secteur durant l'événement. Les responsables coordonnent les équipes de bénévoles.
### 1. 📢 Communication & Promotion
* **Mission :** Rendre l'événement visible et accessible.
* **Avant l'événement :**
* Rédaction d'articles, de newsletters et de posts pour les réseaux sociaux (Mastodon, etc.).
* Mise à jour du site web (contenu) et vérification des informations publiques.
* Relations presse et partenaires.
* Gestion des courriels (info@) et réponses aux demandes.
* Conception de la signalétique (en lien avec le pôle logistique).
* **Pendant l'événement :**
* Couverture en temps réel (photos, posts).
### 2. 🤝 Responsables des Bénévoles
* **Mission :** Coordonner la force vive de l'événement.
* **Avant l'événement :**
* Recrutement massif (prise de contact, formulaire).
* Identification des besoins avec chaque chef de poste.
* Création des plannings et grilles horaires selon les disponibilités.
* **Pendant l'événement :**
* Accueil des bénévoles, répartition des tâches de dernière minute.
* Gestion des remplacements et de la fatigue.
### 3. 💰 Comptabilité & Finances
* **Mission :** Assurer la viabilité financière et la transparence.
* **Avant l'événement :**
* Fixation des prix (billets, repas, boissons).
* Suivi des dépenses et des revenus prévisionnels.
* Coordination avec la recherche de fonds (sponsors, dons).
* **Pendant l'événement :**
* Supervision de la caisse et des encaissements.
* Gestion des remboursements et notes de frais.
### 4. 🎤 Conférences, Stands & Programmation
* **Mission :** Créer le contenu intellectuel et technique de l'événement.
* **Avant l'événement :**
* Appel à contributions (CfP) et sélection des conférences et ateliers.
* Coordination avec les intervenant·es (besoins techniques, hébergement, repas).
* Élaboration du planning des salles.
* Gestion des inscriptions pour les stands.
* **Pendant l'événement :**
* Accueil des conférencier·es.
* Supervision de l'installation des stands.
### 5. 🚚 Logistique Générale
* **Mission :** S'assurer que tout le matériel et les ressources sont au bon endroit au bon moment.
* **Avant l'événement :**
* Recensement du matériel disponible (catalogue).
* Commandes et suivi des livraisons (nourriture, boissons, matériel technique).
* Coordination avec les prestataires (food-trucks, restaurateurs pour la fondue).
* **Pendant l'événement :**
* Réception des livraisons, gestion des stocks (bar, cuisine).
* Installation et rangement du matériel (chaises, tables, stands).
* Gestion des déchets et propreté générale.
### 6. 🎟️ Billetterie & Accueil
* **Mission :** Gérer le flux des participant·es et les accès.
* **Avant l'événement :**
* Choix et configuration de l'outil de billetterie (solution libre).
* Mise en place du système de paiement et de scan.
* Reporting en temps réel sur la fréquentation.
* **Pendant l'événement :**
* Animation du stand d'accueil.
* Vérification des billets et bracelets.
* Distribution des badges.
### 7. 🛠️ Technique (Audio/Vidéo/Réseau)
* **Mission :** Garantir la qualité technique des interventions et la connectivité.
* **Avant l'événement :**
* Conception de l'infrastructure réseau (WiFi dédié).
* Préparation du matériel d'enregistrement (caméras, micros).
* Coordination avec les hébergeurs vidéo (PeerTube/FSN).
* **Pendant l'événement :**
* Installation et calibration du matériel dans les salles.
* Maintenance du réseau et dépannage rapide.
* Formation et supervision des bénévoles en régie :
* Lancement et arrêt des enregistrements.
* Gestion des micros et du timing.
### 8. 🧭 Bon·ne Samaritain·e
* **Mission :** Être le maillon flexible et le soutien d'urgence.
* **Rôle :**
* Remplacement ponctuel sur n'importe quel poste en cas de besoin urgent.
* Coordination transversale des forces vives.
* Résolution de problèmes imprévus (« homme/femme à tout faire »).
### 9. ℹ️ Information & Stand d'Accueil
* **Mission :** Être le visage souriant et informé de l'événement.
* **Pendant l'événement :**
* Répondre aux questions du public (programme, accès, activités).
* Distribuer les plans et guides.
* Relayer les informations logistiques aux bénévoles.
### 10. 🔍 Recherche de Fonds (Sponsors)
* **Mission :** Trouver les soutiens financiers et matériels.
* **Avant l'événement :**
* Identification des partenaires potentiels (institutions, entreprises du libre).
* Rédaction et envoi des dossiers de sponsoring.
* Suivi des demandes de subventions.
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## 🙋♂️ Comment proposer son aide ?
Tu souhaites rejoindre l'équipe sur l'un de ces postes ou simplement donner un coup de main quelques heures ?
1. **Consulte le formulaire d'inscription :** https://rencontreshivernalesdulibre.ch/benevoles/
2. **Contacte le responsable des bénévoles :** https://rencontreshivernalesdulibre.ch/benevoles/
3. **Rejoins le groupe de discussion :** [Groupe Signal RHL](https://signal.group/#CjQKIMdY2z9bUyTwBvixWaVWbYQVYw0iBeBtmAWd7QwMiiWWEhBZLZRAzFpB5APbt5a4yvsw)
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Merci de faire vivre le logiciel libre avec nous ! 🐧