Retours RHL26[edit]

Procès-Verbal : Retour RHL 26 & Lancement RHL 27[edit]

Date : 19 avril 2026
Heure : 10h – 16h Lieu : Lausanne
Pad de prise de notes : Lien Framapad

1. Participants[edit]

Présents[edit]

Emmanuelle Germond
Sébastien (sebseb01)
Céline
Steve-David (eggman)
Björn
Maurizio (bénévole)
Nicolas Meylan
Sébastien (oïnska)

Excusés[edit]

Christophe Dorsaz
Florian Siegenthaler

2. Retour d'Expérience : RHL 26[edit]

Le retour porte uniquement sur les processus, outils, organisation et matériel. Le travail fourni par tous est salué comme considérable.

2.1 Méthode "Start, Stop, Continue"[edit]

💪 Continuer	🛑 Arrêter	🚀 Démarrer
Ambiance — Bonne ambiance générale, super édition !	Billetterie opaque — Peu de clarté sur ce qui est payant ou non pour les visiteurs	Plus de monde au bar — Renforcer l'équipe bénévole (nettoyage, réapprovisionnement)
Food-truck — Excellent résultat (100+ repas), une option par food-truck suffit si diversité assurée	Système de ticket actuel — À remplacer par une solution libre et scannée (ticket par produit)	Système de tickets libres — Scan par produit, bracelets, formation, solutions libres (BeBop, SNN, Advence Tickets…)
Peu de bière consommée — Consommation raisonnable, facile à gérer	Signalétique des prix absente — Peu de paiements car liste des prix non imprimée à temps	Tirelire sur le bar — Faciliter les paiements spontanés
Moins d'organisation lourde — Format allégé apprécié	Machine à café non propre — Vérifier l'état du matériel à la réception	Poste bénévole dédié à l'orga — Gestion des bénévoles, coordination, planning
Conférences — Bons sujets, bons retours visiteurs et conférenciers		Démarcation par public — Distinguer les conférences selon le niveau / public cible
Système de ticket — Base fonctionnelle à améliorer		Page d'intro vidéo — Miniature avec logos sponsors, générique automatique (extensions Peertube)
Stands variés — Vivants, autogestion bien fonctionnée, stand PVH au milieu top !		Catalogue matériel — Étiqueter le matériel, recenser les ressources (20 PC chez Sebseb01, caisses du centre scolaire)
Petites bouteilles de vin — Format pratique et apprécié		Option végé & équilibrée — Toujours prévoir au moins une option végétarienne et légumes
Vidéos (Florian) — Super travail de production		Identification des responsables — Chaque projet doit avoir un·e référent·e, sinon il ne se fait pas
		Signalétique anticipée — Liste des prix + QR code Twint aux endroits stratégiques, plan du site avec salle Atelier
		Recherche de fonds structurée — Base constituée (dates, références, dossier). Option : Keko Rezzano (10 % de commission)
		Appel à bénévoles — Bar, technique par salle, accueil food-trucks, caisse, accueil stands, coordination
		DNS hivernal.es — Faire pointer vers le site actuel

2.2 Points de détail par thématique[edit]

Vidéos : Ajouter intro/outro automatisées (peertube). Björn a travaillé sur les génériques.
Bar/Boissons : Problème de recouvrement (à vérifier) (peu de paiements). Nécessité d'une tirelire physique. Machine à café reçue sale et sans mode d'emploi.
Fundraising : Travail difficile mais base créée (dates, références). Keko Rezzano pressenti pour recherche de fonds (10% de commission).
Bénévoles : Besoins identifiés : Bar, Technique (par salle), Accueil Food-trucks, Caisse, Stands, Un vrai besoin de coordination.
Matériel : Faire le catalogue (entre ce qu'amène Florian et ce qui est a SLO). Étiqueter pour faciliter les retours des matos prêté par les bénévoles.
Règle d'or : "Si un projet n'a pas de responsable, il ne se fait pas."

2.3 Actions restantes (RHL 26)[edit]

[ ] Remerciements officiels.
[ ] Finalisation et publication des vidéos (avec intro sponsors).
[ ] Récupération et publication des photos.

3. Lancement : RHL 27[edit]

3.1 Calendrier[edit]

Date RHL 27 : 29 – 31 janvier 2027 (Arrivée vendredi soir, événement sam-dim).
La commune nous a déjà réservé les dates pour : Janvier 2028, 2029, 2030, 2031.
Prochaine réunion : Mercredi 13 mai à 20h30.
Ordre du jour : Nomination responsables, choix Wiki, stockage fichiers.
Rythme : Merci de vous libérer le 2ᵉ mercredi de chaque mois à 20h30. (on validera les réunions après)

3.2 Concept & Activités[edit]

Cœur : Conférences (grande salle + ateliers), Stands.
Convivialité : Fondue le dimanche midi (demander à un restaurateur), Food-truck.
Ménage et nettoyage :
Éco-manif : Vaisselle consignée à rendre, sans nettoyer.
Logistique : Ménage intégré.

Si on peut:

-[ ] Famille/Éducation : Activités "Éducation et Numérique" (samedi après-midi).

3.3 Équipe & Rôles[edit]

Rôle	Responsable	Statut
Technique	Florian	À confirmé
Resp. Bénévoles	Nicolas Meylan	Confirmé
Bon Samaritain	Sebseb01	Confirmé
Communication / Promo	Egermond	Confirmé
Comptabilité	Christophe Dorsaz	À confirmé
Conférences / Stands / Prog	À définir	Vacant
Logistique	À définir	Vacant
Billetterie	À définir	Vacant
Information (Stand)	À définir	Vacant

Action : Rédiger pour chaque poste une fiche de description (tâches, périmètre, statut).

3.4 Outils & Infrastructure Numérique[edit]

Besoin d'un outil central, accessible avec gestion des droits d'accès (public/privé).

Besoin	Outil pressenti	Spécifications
Chat	Signal	Validé.
Wiki / Info centrale	XWiki (ou autre)	Impératif : Certaines infos privées, d'autres publiques.
Fichiers	À décider	Cohérent avec le Wiki.
Tâches	Suivi des actions	Cohérent avec le Wiki.
Templates	À créer	Courrier, Sponsors, Bénévolat.

Décisions à prendre le 13 mai : Choix du Wiki, solution de stockage, fonctionnalités accessibilité.

3.5 Sponsors & Financement[edit]

Cibles : Office du tourisme, Wikimedia, UNIL (Yannick Rochat), SEM - DIP Genève, État de Vaud.
Action : Préparer dossiers et templates de communication.

3.6 Logistique & Matériel[edit]

Mettre à jour le catalogue matériel (capitalisation RHL 26).
Équiper deux salles complètes (son, vidéo, projection).
Passer les commandes