Retours RHL26
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# Procès-Verbal : Retour RHL 26 & Lancement RHL 27
**Date :** 19 avril 2026
**Heure :** 10h – 16h
**Lieu :** Lausanne
**Pad de prise de notes :** [Lien Framapad](https://mypads.framapad.org/mypads/?/mypads/group/gull-yn4g97s8/pad/view/pv-rhl26-rhl27-2026-04-19-tb8u754)
## 1. Participants
### Présents
- Emmanuelle Germond
- Sébastien (sebseb01)
- Céline
- Steve-David (eggman)
- Björn
- Maurizio (bénévole)
- Nicolas Meylan
- Sébastien (oïnska)
### Excusés
- Christophe Dorsaz
- Florian Siegenthaler
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## 2. Retour d'Expérience : RHL 26
*Le retour porte uniquement sur les processus, outils, organisation et matériel. Le travail fourni par tous est salué comme considérable.*
### 2.1 Méthode "Start, Stop, Continue"
| 💪 Continuer | 🛑 Arrêter | 🚀 Démarrer |
|:---|:---|:---|
| **Ambiance** — Bonne ambiance générale, super édition ! | **Billetterie opaque** — Peu de clarté sur ce qui est payant ou non pour les visiteurs | **Plus de monde au bar** — Renforcer l'équipe bénévole (nettoyage, réapprovisionnement) |
| **Food-truck** — Excellent résultat (100+ repas), une option par food-truck suffit si diversité assurée | **Système de ticket actuel** — À remplacer par une solution libre et scannée (ticket par produit) | **Système de tickets libres** — Scan par produit, bracelets, formation, solutions libres (BeBop, SNN, Advence Tickets…) |
| **Peu de bière consommée** — Consommation raisonnable, facile à gérer | **Signalétique des prix absente** — Peu de paiements car liste des prix non imprimée à temps | **Tirelire sur le bar** — Faciliter les paiements spontanés |
| **Moins d'organisation lourde** — Format allégé apprécié | **Machine à café non propre** — Vérifier l'état du matériel à la réception | **Poste bénévole dédié à l'orga** — Gestion des bénévoles, coordination, planning |
| **Conférences** — Bons sujets, bons retours visiteurs et conférenciers | | **Démarcation par public** — Distinguer les conférences selon le niveau / public cible |
| **Système de ticket** — Base fonctionnelle à améliorer | | **Page d'intro vidéo** — Miniature avec logos sponsors, générique automatique (extensions Peertube) |
| **Stands variés** — Vivants, autogestion bien fonctionnée, stand PVH au milieu top ! | | **Catalogue matériel** — Étiqueter le matériel, recenser les ressources (20 PC chez Sebseb01, caisses du centre scolaire) |
| **Petites bouteilles de vin** — Format pratique et apprécié | | **Option végé & équilibrée** — Toujours prévoir au moins une option végétarienne et légumes |
| **Vidéos (Florian)** — Super travail de production | | **Identification des responsables** — Chaque projet doit avoir un·e référent·e, sinon il ne se fait pas |
| | | **Signalétique anticipée** — Liste des prix + QR code Twint aux endroits stratégiques, plan du site avec salle Atelier |
| | | **Recherche de fonds structurée** — Base constituée (dates, références, dossier). Option : Keko Rezzano (10 % de commission) |
| | | **Appel à bénévoles** — Bar, technique par salle, accueil food-trucks, caisse, accueil stands, coordination |
| | | **DNS hivernal.es** — Faire pointer vers le site actuel |
### 2.2 Points de détail par thématique
- **Vidéos :** Ajouter intro/outro automatisées (peertube). Björn a travaillé sur les génériques.
- **Bar/Boissons :** Problème de recouvrement (à vérifier) (peu de paiements). Nécessité d'une tirelire physique. Machine à café reçue sale et sans mode d'emploi.
- **Fundraising :** Travail difficile mais base créée (dates, références). Keko Rezzano pressenti pour recherche de fonds (10% de commission).
- **Bénévoles :** Besoins identifiés : Bar, Technique (par salle), Accueil Food-trucks, Caisse, Stands, Un vrai besoin de coordination.
- **Matériel :** Faire le catalogue (entre ce qu'amène Florian et ce qui est a SLO). Étiqueter pour faciliter les retours des matos prêté par les bénévoles.
- **Règle d'or :** "Si un projet n'a pas de responsable, il ne se fait pas."
### 2.3 Actions restantes (RHL 26)
- [ ] Remerciements officiels.
- [ ] Finalisation et publication des vidéos (avec intro sponsors).
- [ ] Récupération et publication des photos.
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## 3. Lancement : RHL 27
### 3.1 Calendrier
- **Date RHL 27 :** 29 – 31 janvier 2027 (Arrivée vendredi soir, événement sam-dim).
- **La commune nous a déjà réservé les dates pour :** Janvier 2028, 2029, 2030, 2031.
- **Prochaine réunion :** Mercredi 13 mai à 20h30.
- *Ordre du jour :* Nomination responsables, choix Wiki, stockage fichiers.
- **Rythme :** Merci de vous libérer le 2ᵉ mercredi de chaque mois à 20h30. (on validera les réunions après)
### 3.2 Concept & Activités
- **Cœur :** Conférences (grande salle + ateliers), Stands.
- **Convivialité :** Fondue le dimanche midi (demander à un restaurateur), Food-truck.
- **Ménage et nettoyage :**
- **Éco-manif :** Vaisselle consignée à rendre, sans nettoyer.
- **Logistique :** Ménage intégré.
Si on peut:
-[ ] **Famille/Éducation :** Activités "Éducation et Numérique" (samedi après-midi).
### 3.3 Équipe & Rôles
| Rôle | Responsable | Statut |
|:---|:---|:---|
| **Technique** | Florian | À confirmé |
| **Resp. Bénévoles** | Nicolas Meylan | Confirmé |
| **Bon Samaritain** | Sebseb01 | Confirmé |
| **Communication / Promo** | Egermond | Confirmé |
| **Comptabilité** | Christophe Dorsaz | À confirmé |
| **Conférences / Stands / Prog** | *À définir* | Vacant |
| **Logistique** | *À définir* | Vacant |
| **Billetterie** | *À définir* | Vacant |
| **Information (Stand)** | *À définir* | Vacant |
> **Action :** Rédiger pour chaque poste une fiche de description (tâches, périmètre, statut).
### 3.4 Outils & Infrastructure Numérique
Besoin d'un outil central, accessible avec gestion des droits d'accès (public/privé).
| Besoin | Outil pressenti | Spécifications |
|:---|:---|:---|
| **Chat** | Signal | Validé. |
| **Wiki / Info centrale** | XWiki (ou autre) | **Impératif :** Certaines infos privées, d'autres publiques. |
| **Fichiers** | *À décider* | Cohérent avec le Wiki. |
| **Tâches** | Suivi des actions | Cohérent avec le Wiki. |
| **Templates** | *À créer* | Courrier, Sponsors, Bénévolat. |
**Décisions à prendre le 13 mai :** Choix du Wiki, solution de stockage, fonctionnalités accessibilité.
### 3.5 Sponsors & Financement
- **Cibles :** Office du tourisme, Wikimedia, UNIL (Yannick Rochat), SEM - DIP Genève, État de Vaud.
- **Action :** Préparer dossiers et templates de communication.
### 3.6 Logistique & Matériel
- Mettre à jour le catalogue matériel (capitalisation RHL 26).
- Équiper deux salles complètes (son, vidéo, projection).
- Passer les commandes