Procès-Verbal : Réunion de lancement RHL 27[edit]

Date : Mercredi 13 mai 2026
Heure : 20h30 – 22h00
Lien : Groupe Signal
Pad de notes : [Lien vers le document de travail]

1. Participants[edit]

Présents :

• Emmanuelle Germond (EGE)
• oïnska
• Björn
• Lixette
• eggman

Excusés :

• Maurizio
• François A.
• Florian
• Nicolas Meylan (absent mais rôle confirmé)

2. Ordre du jour et Décisions[edit]

2.1 Responsables de groupe & Validation des fiches de poste[edit]

Objectif : Pourvoir les postes vacants, valider les périmètres et définir les missions.

État des lieux et Décisions :

Détail des missions définies par poste :

• Technique (À pourvoir) :

  1. Enregistrement vidéo/audio : Pose et calibration des caméras/micros, connexion au système, formation et suivi des bénévoles pour le lancement/arrêt, coordination avec FSN pour PeerTube.
  2. Réseau (WiFi) : Mise en place d'un réseau dédié à l'événement. Démarche : contacter SNN en priorité, puis solliciter des entreprises pour du prêt de matériel/réseau. Identifier un bénévole administrateur réseau pour la gestion durant l'événement.

• Resp. Bénévoles (Nicolas Meylan) :

  • Recrutement général.
  • Identification des besoins par équipe (grille des postes nécessaires).
  • Création de la grille horaire croisant disponibilités et compétences.
  • Attribution des postes.

• Bon Samaritain (Sebseb01) :

  • Rôle de soutien polyvalent ("homme/femme à tout faire").
  • Remplacement en cas d'urgence ou de besoin ponctuel.
  • Coordination des forces et des besoins en temps réel.

• Communication / Promo (Egermond) :

  • Rédaction d'articles, courriers et posts (Mastodon, etc.).
  • Vérification de l'accessibilité et de la disponibilité des infos publiques.
  • Entretien du site web (contenu), gestion des emails (info@rhl, alias), réponses aux commentaires.
  • Prise de contact et relations presse/partenaires.
  • Note : La signalétique est déléguée à Lixette, en lien avec ce pôle.

• Comptabilité (À confirmer - Christophe Dorsaz) :

  • Gestion des revenus et dépenses.
  • Gestion des remboursements.
  • Fixation des prix (billetterie, restauration, etc.).

• Conférences, Stands, Programmation (Vacant) :

  • Prospection et sollicitation de conférencier·es.
  • Réponse aux propositions reçues.
  • Coordination avec les intervenants (besoins financiers, logistiques, demandes spécifiques).
  • Établissement de la programmation par salle.
  • Gestion des demandes de stands.

• Logistique (Vacant) :

  • Assurance de la présence du matériel au moment opportun.
  • Passation des commandes et suivi des livraisons.
  • Périmètres spécifiques :
    1. Commandes et livraisons générales.
    2. Subsistance : Boissons, nourriture, coordination Food-Truck.
    3. Matériel technique et infrastructure (selon demandes des autres postes).
    4. Cuisine et stands d'info.

• Billetterie (Vacant) :

  • Choix et mise en place de la solution de réservation et de paiement.
  • Formation des bénévoles du stand d'accueil.
  • Reporting régulier à l'équipe sur l'état des réservations.
  • Coordination technique pour l'interopérabilité avec les autres acteurs.

• Information / Stand (Vacant) :

  • Accueil et information du public/visiteurs.
  • Information logistique pour les bénévoles.

• Recherche de fonds (À structurer) :

  • Identification de donateurs et organismes subventionneurs.
  • Remplissage des formulaires de demande.
  • Coordination des réponses et transmission des éléments nécessaires (en lien avec la Com/Promo).

2.2 Décision concernant le Wiki[edit]

Objectif : Choisir l'outil central de collaboration.

Options discutées :

1. Django-Wiki : Utilisé précédemment. Une réponse précise sur la gestion fine des groupes et permissions est attendue pour la semaine prochaine.
2. Collectives sur Nextcloud : Solution testée (référence : collectives.cloud).

Décision :

• En attente de la confirmation technique sur les permissions de Django-Wiki par Eggman. Le choix final sera validé la semaine prochaine en fonction de ce critère impératif (séparation public/privé).

2.3 Stockage de fichiers[edit]

Objectif : Valider une solution cohérente avec le Wiki.

Décision :

• La solution Nextcloud est privilégiée pour le stockage.
• L'accès technique se fera également via SSH si nécessaire.
• La configuration précise dépendra du choix final du Wiki (voir point 2.2).

2.4 Divers / Questions ouvertes[edit]

• Identité numérique : Question des alias et de l'adresse email officielle à trancher.
• Infrastructure : Question du port de l'infra technique chez SLo ( SwissLinux.org).
• Thème de l'édition 2027 : Deux propositions de conférencières de prestige ont été identifiées : Floriane Chiffoleau et Solange Ghernaouti. Leur venue pourrait inspirer le thème central.

3. Plan d'action (To-Do List)[edit]

4. Prochaine réunion[edit]

• Date : Mercredi 10 juin 2026 (2ᵉ mercredi du mois)
• Heure : 20h30
• Ordre du jour provisoire :
  • Validation du Wiki et du stockage.
  • Point sur les confirmations de postes (Technique, Compta).
  • Validation des fiches de poste.
  • Retour sur les contacts conférenciers et sponsors.

Fin de la séance à : 22h00