# Procès-Verbal : Réunion de lancement RHL 27
**Date :** Mercredi 13 mai 2026
**Heure :** 20h30 – 22h00
**Lien :** [Groupe Signal](https://signal.group/#CjQKIMdY2z9bUyTwBvixWaVWbYQVYw0iBeBtmAWd7QwMiiWWEhBZLZRAzFpB5APbt5a4yvsw)
**Pad de notes :** [Lien vers le document de travail]
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## 1. Participants
**Présents :**
* Emmanuelle Germond (EGE)
* oïnska
* Björn
* Lixette
* eggman
**Excusés :**
* Maurizio
* François A.
* Florian
* Nicolas Meylan (absent mais rôle confirmé)
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## 2. Ordre du jour et Décisions
### 2.1 Responsables de groupe & Validation des fiches de poste
*Objectif : Pourvoir les postes vacants, valider les périmètres et définir les missions.*
**État des lieux et Décisions :**
| Rôle | Responsable | Statut / Décision |
| :--- | :--- | :--- |
| Technique | Florian | **A refusé** (À remplacer) |
| Resp. Bénévoles | Nicolas Meylan | **Confirmé** |
| Bon Samaritain | Sebseb01 | **Confirmé** |
| Communication / Promo | Egermond | **Confirmé** |
| Comptabilité | Christophe Dorsaz | À confirmer |
| Conférences / Stands / Prog | **À définir** | **Vacant** |
| Logistique | **À définir** | **Vacant** |
| Billetterie | **À définir** | **Vacant** |
| Information (Stand) | **À définir** | **Vacant** |
| Signalétique | **Lixette** | **Assigné** |
**Détail des missions définies par poste :**
* **Technique (À pourvoir) :**
1. *Enregistrement vidéo/audio :* Pose et calibration des caméras/micros, connexion au système, formation et suivi des bénévoles pour le lancement/arrêt, coordination avec FSN pour PeerTube.
2. *Réseau (WiFi) :* Mise en place d'un réseau dédié à l'événement. Démarche : contacter SNN en priorité, puis solliciter des entreprises pour du prêt de matériel/réseau. Identifier un bénévole administrateur réseau pour la gestion durant l'événement.
* **Resp. Bénévoles (Nicolas Meylan) :**
* Recrutement général.
* Identification des besoins par équipe (grille des postes nécessaires).
* Création de la grille horaire croisant disponibilités et compétences.
* Attribution des postes.
* **Bon Samaritain (Sebseb01) :**
* Rôle de soutien polyvalent ("homme/femme à tout faire").
* Remplacement en cas d'urgence ou de besoin ponctuel.
* Coordination des forces et des besoins en temps réel.
* **Communication / Promo (Egermond) :**
* Rédaction d'articles, courriers et posts (Mastodon, etc.).
* Vérification de l'accessibilité et de la disponibilité des infos publiques.
* Entretien du site web (contenu), gestion des emails (info@rhl, alias), réponses aux commentaires.
* Prise de contact et relations presse/partenaires.
* *Note :* La signalétique est déléguée à Lixette, en lien avec ce pôle.
* **Comptabilité (À confirmer - Christophe Dorsaz) :**
* Gestion des revenus et dépenses.
* Gestion des remboursements.
* Fixation des prix (billetterie, restauration, etc.).
* **Conférences, Stands, Programmation (Vacant) :**
* Prospection et sollicitation de conférencier·es.
* Réponse aux propositions reçues.
* Coordination avec les intervenants (besoins financiers, logistiques, demandes spécifiques).
* Établissement de la programmation par salle.
* Gestion des demandes de stands.
* **Logistique (Vacant) :**
* Assurance de la présence du matériel au moment opportun.
* Passation des commandes et suivi des livraisons.
* Périmètres spécifiques :
1. Commandes et livraisons générales.
2. Subsistance : Boissons, nourriture, coordination Food-Truck.
3. Matériel technique et infrastructure (selon demandes des autres postes).
4. Cuisine et stands d'info.
* **Billetterie (Vacant) :**
* Choix et mise en place de la solution de réservation et de paiement.
* Formation des bénévoles du stand d'accueil.
* Reporting régulier à l'équipe sur l'état des réservations.
* Coordination technique pour l'interopérabilité avec les autres acteurs.
* **Information / Stand (Vacant) :**
* Accueil et information du public/visiteurs.
* Information logistique pour les bénévoles.
* **Recherche de fonds (À structurer) :**
* Identification de donateurs et organismes subventionneurs.
* Remplissage des formulaires de demande.
* Coordination des réponses et transmission des éléments nécessaires (en lien avec la Com/Promo).
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### 2.2 Décision concernant le Wiki
*Objectif : Choisir l'outil central de collaboration.*
**Options discutées :**
1. **Django-Wiki :** Utilisé précédemment. Une réponse précise sur la gestion fine des groupes et permissions est attendue pour la semaine prochaine.
2. **Collectives sur Nextcloud :** Solution testée (référence : [collectives.cloud](https://collectives.cloud/)).
**Décision :**
* En attente de la confirmation technique sur les permissions de Django-Wiki par Eggman. Le choix final sera validé la semaine prochaine en fonction de ce critère impératif (séparation public/privé).
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### 2.3 Stockage de fichiers
*Objectif : Valider une solution cohérente avec le Wiki.*
**Décision :**
* La solution **Nextcloud** est privilégiée pour le stockage.
* L'accès technique se fera également via **SSH** si nécessaire.
* La configuration précise dépendra du choix final du Wiki (voir point 2.2).
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### 2.4 Divers / Questions ouvertes
* **Identité numérique :** Question des alias et de l'adresse email officielle à trancher.
* **Infrastructure :** Question du port de l'infra technique chez SLo (SwissLinux.org).
* **Thème de l'édition 2027 :** Deux propositions de conférencières de prestige ont été identifiées : **Floriane Chiffoleau** et **Solange Ghernaouti**. Leur venue pourrait inspirer le thème central.
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## 3. Plan d'action (To-Do List)
| Action | Responsable | Échéance | Statut |
| :--- | :--- | :--- | :--- |
| Rédiger les fiches de poste détaillées (basé sur les notes ci-dessus) | EGE | Prochaine séance | À faire |
| Tester/Valider les permissions de groupe sur Django-Wiki | Eggman | Semaine prochaine | À faire |
| Configurer l'espace de stockage (Nextcloud/SSH) | *À assigner* | Selon choix Wiki | À faire |
| Identifier et contacter un responsable pour le poste Technique | *Équipe* | Prochaine séance | À faire |
| Contacter Christophe Dorsaz pour confirmation poste Comptabilité | Sebseb01 | Prochaine séance | À faire |
| Rédiger l'article d'appel aux bénévoles et créer le formulaire | EGE et Nico | Prochaine séance | À faire |
| Confirmer la réservation de la salle | Sebseb01 | Prochaine séance | À faire |
| Contacter KRE pour la recherche de fonds | EGE | Prochaine séance | À faire |
| Contacter les 2 propositions de conférencières (Chiffoleau/Ghernaouti) | EGE | Rapidement | À faire |
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## 4. Prochaine réunion
* **Date :** Mercredi 10 juin 2026 (2ᵉ mercredi du mois)
* **Heure :** 20h30
* **Ordre du jour provisoire :**
* Validation du Wiki et du stockage.
* Point sur les confirmations de postes (Technique, Compta).
* Validation des fiches de poste.
* Retour sur les contacts conférenciers et sponsors.
**Fin de la séance à :** 22h00