📋 Guide d’organisation des Mardis SLO – SwissLinux.org[edit]

Dernier mardi du mois, 19h30, Rue Caroline 16, 1003 Lausanne
Conférences enregistrées et diffusées — Apéro dînatoire inclus

1. Organisation du conférencier[edit]

Informations à récolter (via le formulaire ou par email)[edit]

• Nom complet (à afficher publiquement)
• Organisation (si applicable — à afficher publiquement)
• Email (pour contact interne)
• Sujet de la conférence (titre)
• Description de la conférence (à publier)
• Dates disponibles (minimum 3, à confirmer avec le calendrier)
• Dédommagement :
  • J’accepte les 100 CHF
  • J’ai des frais supplémentaires (à discuter)
  • Je n’ai aucun frais
• IBAN (pour versement)
• Accords à confirmer :
  • J’accepte que le contenu puisse porter sur un outil non libre, sans caractère promotionnel
  • Je suis conscient(e) que je m’adresse à une audience orientée éthique numérique
  • J’accepte que la conférence soit publiée sur les plateformes publiques
  • J’accepte d’être filmé(e) et diffusé(e)
  • Je viendrai au moins 30 min avant
  • Je resterai au moins 1h après

📬 À envoyer au trésorier 1 semaine avant :
- IBAN du conférencier
- Montant total à verser (100 CHF + frais éventuels)
- Justificatifs (billet de train, facture hôtel, etc.)

📨 Exemple d’email au trésorier :
“Bonjour,
Le conférencier [Nom] pour le Mardi SLO du [Date] a besoin d’un remboursement pour [frais].
Son IBAN : [IBAN]
Montant total à verser : [X] CHF (100 CHF + [Y] CHF frais).
Merci de traiter avant la conférence.”

2. Communication sur les réseaux sociaux & mailing-list[edit]

• Publier sur la mailing-list (pas de newsletter)
• Publier sur Mobilisons.ch → contient les flux RSS et iCal

• Publier sur Mastodon : https://tooting.ch/@swisslinux

• Inclure dans chaque publication :

  • Titre de la conférence
  • Description de la conférence (incluant le règlement)
  • Date, heure, lieu (Rue Caroline 16, 1003 Lausanne)
  • Tarif (gratuit pour membres, 50 CHF sinon)
  • Apéro dînatoire
  • Mention : “La conférence sera enregistrée et diffusée. Les personnes ne souhaitant pas être filmées doivent en informer l’accueil avant le début.”

• Hashtags : #MardiSLO #SwissLinuxOrg #Lausanne

3. Préparation de l’apéro dînatoire[edit]

• Calculer pour X personnes :

  • Pain : 80g / pers → ex. : 1 baguette pour 4 pers
  • Fromage : 50g / pers → ex. : 250g pour 5 pers
  • Boissons : 0.5L / pers → +1L si chaleur/neige
  • Bières : compter 20-30% du total

• Priorités :

  • Bio & local
  • Vegan (fromage végétal, pain sans lactose)
  • Bon marché
  • Sugus (indispensable !)

• Préparer :

  • Portions individuelles
  • Verres, assiettes, couverts (réutilisables si possible)
  • Eau, jus, bières, softs

4. Préparation technique de l’enregistrement[edit]

• Matériel :

  • Ordinateur avec OBS + lien Peertube.ch
  • Cartes d’acquisition audio/video
  • Projecteur + écran
  • Webcam sur trépied
  • Micro cravate (conférencier) + micro main (public)
  • Piles / alimentation (vérifier charge)
  • Ruban de carrossier pour marquer l’espace du conférencier

• Tester :

  • Son (micro cravate + main)
  • Vidéo (cadre, éclairage, webcam)
  • Live (OBS → Peertube)
  • Enregistrement local (sauvegarde sur disque)

5. Régie pendant la conférence[edit]

• À l’arrivée du conférencier :

  • Tester son ordinateur (HDMI, son, résolution)
  • Faire un test d’enregistrement court

• Pendant la conférence :

  • Écouter le live avec casque
  • Enregistrer en parallèle sur l’ordinateur
  • Surveiller les questions (Mastodon, Mobilizon, live chat)
  • Indiquer au conférencier : 10 min → 5 min → fin

• Séquences de questions :

  • Questions enregistrées (public sur place + en ligne)
  • Couper l’enregistrement → séance non enregistrée (si demandé)

• Gérer les personnes non enregistrables :

  • Les identifier à l’accueil
  • Les placer hors champ ou informer la régie

6. Nettoyage et remise en état de la salle[edit]

• Avant la conférence :

  • Disposer tables/chaises (espace conférencier marqué)
  • Vérifier éclairage, son, projecteur

• Après la conférence :

  • Remettre tables/chaises en place
  • Balai / aspirateur
  • Vaisselle (laver ou jeter)
  • Poubelles (déchets triés)
  • Toilettes : vérifier propreté, nettoyer si nécessaire

📌 Rappel des règles pour les conférenciers (à intégrer dans la description de l’événement)[edit]

“Les conférences sont ouvertes à tous les sujets numériques — techniques, éthiques, politiques, juridiques. Même les outils non libres sont acceptés, à condition qu’il n’y ait pas de caractère promotionnel. Vous vous adressez à une audience très orientée vers l’éthique numérique. L’enregistrement est public. Veuillez venir 1h avant et rester 1h après pour les échanges.”

“Les personnes ne souhaitant pas être filmées doivent en informer l’accueil avant le début de la conférence.”