# 📋 Guide d’organisation des Mardis SLO – SwissLinux.org

> *Dernier mardi du mois, 19h30, Rue Caroline 16, 1003 Lausanne*  
> *Conférences enregistrées et diffusées — Apéro dînatoire inclus*

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## 1. Organisation du conférencier

### Informations à récolter (via le formulaire ou par email)

- Nom complet (à afficher publiquement)
- Organisation (si applicable — à afficher publiquement)
- Email (pour contact interne)
- Sujet de la conférence (titre)
- Description de la conférence (à publier)
- Dates disponibles (minimum 3, à confirmer avec le calendrier)
- Dédommagement :
    - J’accepte les 100 CHF
    - J’ai des frais supplémentaires (à discuter)
    - Je n’ai aucun frais
- IBAN (pour versement)
- Accords à confirmer :
    - J’accepte que le contenu puisse porter sur un outil non libre, sans caractère promotionnel
    - Je suis conscient(e) que je m’adresse à une audience orientée éthique numérique
    - J’accepte que la conférence soit publiée sur les plateformes publiques
    - J’accepte d’être filmé(e) et diffusé(e)
    - Je viendrai au moins 30 min avant
    - Je resterai au moins 1h après

📬 À envoyer au trésorier 1 semaine avant :  
- IBAN du conférencier  
- Montant total à verser (100 CHF + frais éventuels)  
- Justificatifs (billet de train, facture hôtel, etc.)

> 📨 Exemple d’email au trésorier :  
> “Bonjour,  
> Le conférencier [Nom] pour le Mardi SLO du [Date] a besoin d’un remboursement pour [frais].  
> Son IBAN : [IBAN]  
> Montant total à verser : [X] CHF (100 CHF + [Y] CHF frais).  
> Merci de traiter avant la conférence.”

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## 2. Communication sur les réseaux sociaux & mailing-list

- Publier sur la mailing-list (pas de newsletter)
- Publier sur Mobilisons.ch → contient les flux RSS et iCal
- Publier sur Mastodon : [https://tooting.ch/@swisslinux](https://tooting.ch/@swisslinux)

- Inclure dans chaque publication :
    - Titre de la conférence
    - Description de la conférence (incluant le règlement)
    - Date, heure, lieu (Rue Caroline 16, 1003 Lausanne)
    - Tarif (gratuit pour membres, 50 CHF sinon)
    - Apéro dînatoire
    - Mention : “La conférence sera enregistrée et diffusée. Les personnes ne souhaitant pas être filmées doivent en informer l’accueil avant le début.”

- Hashtags : #MardiSLO #SwissLinuxOrg #Lausanne

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## 3. Préparation de l’apéro dînatoire

- Calculer pour X personnes :
    - Pain : 80g / pers → ex. : 1 baguette pour 4 pers
    - Fromage : 50g / pers → ex. : 250g pour 5 pers
    - Boissons : 0.5L / pers → +1L si chaleur/neige
    - Bières : compter 20-30% du total

- Priorités :
    - Bio & local
    - Vegan (fromage végétal, pain sans lactose)
    - Bon marché
    - Sugus (indispensable !)

- Préparer :
    - Portions individuelles
    - Verres, assiettes, couverts (réutilisables si possible)
    - Eau, jus, bières, softs

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## 4. Préparation technique de l’enregistrement

- Matériel :
    - Ordinateur avec OBS + lien Peertube.ch
    - Cartes d’acquisition audio/video
    - Projecteur + écran
    - Webcam sur trépied
    - Micro cravate (conférencier) + micro main (public)
    - Piles / alimentation (vérifier charge)
    - Ruban de carrossier pour marquer l’espace du conférencier

- Tester :
    - Son (micro cravate + main)
    - Vidéo (cadre, éclairage, webcam)
    - Live (OBS → Peertube)
    - Enregistrement local (sauvegarde sur disque)

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## 5. Régie pendant la conférence

- À l’arrivée du conférencier :
    - Tester son ordinateur (HDMI, son, résolution)
    - Faire un test d’enregistrement court

- Pendant la conférence :
    - Écouter le live avec casque
    - Enregistrer en parallèle sur l’ordinateur
    - Surveiller les questions (Mastodon, Mobilizon, live chat)
    - Indiquer au conférencier : 10 min → 5 min → fin

- Séquences de questions :
    - Questions enregistrées (public sur place + en ligne)
    - Couper l’enregistrement → séance non enregistrée (si demandé)

- Gérer les personnes non enregistrables :
    - Les identifier à l’accueil
    - Les placer hors champ ou informer la régie

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## 6. Nettoyage et remise en état de la salle

- Avant la conférence :
    - Disposer tables/chaises (espace conférencier marqué)
    - Vérifier éclairage, son, projecteur

- Après la conférence :
    - Remettre tables/chaises en place
    - Balai / aspirateur
    - Vaisselle (laver ou jeter)
    - Poubelles (déchets triés)
    - Toilettes : vérifier propreté, nettoyer si nécessaire

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## 📌 Rappel des règles pour les conférenciers (à intégrer dans la description de l’événement)

> “Les conférences sont ouvertes à tous les sujets numériques — techniques, éthiques, politiques, juridiques. Même les outils non libres sont acceptés, à condition qu’il n’y ait pas de caractère promotionnel. Vous vous adressez à une audience très orientée vers l’éthique numérique. L’enregistrement est public. Veuillez venir 1h avant et rester 1h après pour les échanges.”

> “Les personnes ne souhaitant pas être filmées doivent en informer l’accueil avant le début de la conférence.”